Vom Papierarchiv zum digitalen Archiv: Ein Vorgehen in fünf Schritten

Auf einen Blick

• Digitalisierungsvorhaben im Archiv scheitern selten an der Technik, sondern an fehlenden Regeln. Ist nicht festgelegt, welche Dokumente wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden, wird entweder zu viel gescannt oder zu früh vernichtet.
• Der grösste Hebel liegt nicht im Altbestand, sondern im laufenden Eingang. Für die umgestellten Dokumentarten entfällt die zusätzliche Papierablage, soweit die Originale nicht weiter aufbewahrt werden müssen.
• In Industrieunternehmen umfasst das Archiv weit mehr als die Buchhaltung. Werkszeugnisse, Prüfprotokolle, Lieferscheine und Zeichnungen werden bei Reklamationen und Audits am dringendsten benötigt und gehören von Beginn an zum Umfang.
• Ein Vorgehen in fünf Schritten und drei Phasen erzeugt früh messbaren Nutzen und verteilt die Investition auf mehrere Jahre.

Das Vorgehen im Überblick

Die fünf Schritte sind drei Phasen zugeordnet. Jede Phase hat ein eigenes, überprüfbares Ergebnis und wird einzeln freigegeben.

Phase	Schritte	Ergebnis	Typische Dauer
Grundlagen	1. Bestand erfassen, 2. Regeln klären	Dokumentenverzeichnis und abgestimmtes Regelwerk	einige Wochen
Umstellung	3. Ablage festlegen, 4. Eingang digitalisieren	Digitaler Eingang ab Stichtag, beginnend mit der volumenstärksten Dokumentart	einige Wochen bis wenige Monate
Abbau	5. Altbestand abbauen	Planbar schrumpfendes Papierarchiv	über mehrere Jahre, entlang der Aufbewahrungsfristen

1. Bestand erfassen

Vor jeder Systementscheidung steht eine vollständige Übersicht über den Inhalt des Archivs. In den meisten Unternehmen liegt diese Übersicht nicht vor, da jede Abteilung nur ihren eigenen Teil verwaltet. Ohne Bestandsaufnahme besteht das Risiko, die falschen Dokumente zu digitalisieren.

Für jede Dokumentart werden vier Angaben erfasst:

Angabe	Leitfrage
Menge	Wie viele Laufmeter Ordner liegen vor, wie viele neue Dokumente entstehen pro Monat?
Herkunft	Gelangt das Dokument per Post, per E-Mail, aus dem ERP oder aus der Produktion ins Unternehmen?
Nutzung	Wer greift wie häufig darauf zu, und wie lange dauert die Suche heute?
Verantwortung	Welche Abteilung entscheidet über den Umgang mit dem Dokument?

Typische Dokumentarten in der Industrie sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge, Personalakten, Werkszeugnisse, Prüfprotokolle, Zeichnungen und Auditunterlagen. Dokumente aus der Produktion werden bei der Bestandsaufnahme häufig übersehen, obwohl sie im Ernstfall am schnellsten verfügbar sein müssen.

Ergebnis. Ein Dokumentenverzeichnis mit Menge, Herkunft, Nutzung und Verantwortlichen pro Dokumentart.

2. Regeln klären

Die eigentliche Grundlage des Vorhabens ist das Regelwerk, nicht die Software. Für jede Dokumentart sind drei Fragen verbindlich zu beantworten: Wie lange wird sie aufbewahrt? Darf das Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden? Wer darf das Dokument einsehen und ändern?

Ein Teil dieser Regeln ergibt sich aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, ein anderer aus Kundenanforderungen, Normen oder internen Vorgaben. Bei Werkszeugnissen können Kundenanforderungen, Normen und Haftungsfragen eine Aufbewahrung über die üblichen Buchhaltungsfristen hinaus erforderlich machen.

Das Regelwerk wird mit der Revisionsstelle oder dem Treuhänder abgestimmt und schriftlich festgehalten. Es bildet die Grundlage aller weiteren Schritte und ist in der Regel die erste Frage jeder Prüfung.

Ein digitales Archiv muss dafür fünf Eigenschaften erfüllen:

Eigenschaft	Bedeutung im Betrieb
Unveränderbarkeit	Ein archiviertes Dokument kann nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden.
Nachvollziehbarkeit	Jeder Zugriff und jede Änderung wird protokolliert.
Verfügbarkeit	Dokumente bleiben über die gesamte Aufbewahrungsdauer lesbar, auch über Systemwechsel hinweg.
Kontrollierter Zugriff	Berechtigungen folgen definierten Rollen, nicht persönlichen Absprachen.
Dokumentierte Abläufe	Erfassung, Prüfung und Ablage sind beschrieben und werden eingehalten.

Ergebnis. Ein abgestimmtes Regelwerk, das pro Dokumentart Aufbewahrungsdauer, Umgang mit dem Original und Zugriffsrechte festlegt.

3. Ablage festlegen

Ein digitales Archiv ist nur so leistungsfähig wie seine Ordnung. Wird die Ordnerstruktur des Dateiservers nachgebildet, bleiben die bisherigen Suchprobleme bestehen.

Stattdessen wird für jede Dokumentart festgelegt, welche Merkmale erfasst werden. Bei einer Rechnung sind dies beispielsweise Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag, bei einem Werkszeugnis Charge, Artikel, Auftrag und Lieferant. Über diese Merkmale ist ein Dokument in Sekunden auffindbar, unabhängig vom Ablageort.

Drei Grundsätze haben sich bewährt:

• Wenige Pflichtfelder. Fünf verlässlich gepflegte Merkmale sind wertvoller als zwanzig, von denen die Hälfte leer bleibt.
• Merkmale aus bestehenden Systemen übernehmen. Bestell-, Auftrags- und Chargennummern liegen bereits im ERP vor und werden nicht manuell erfasst.
• Berechtigungen nach Rollen. Die Einsicht in Personalakten wird einmalig pro Rolle festgelegt und gilt anschliessend für alle Dokumente dieser Art.

Ergebnis. Eine Ablagestruktur mit Dokumentklassen, Pflichtfeldern und Rollen.

4. Laufenden Eingang digitalisieren

Der wirksamste Schritt ist zugleich der unscheinbarste. Es wird ein Stichtag festgelegt, ab dem neue Dokumente einer Dokumentart ausschliesslich digital erfasst werden. Für die umgestellten Dokumentarten entfällt ab diesem Zeitpunkt die zusätzliche Papierablage, soweit die Originale nicht weiter aufbewahrt werden müssen.

Den Anfang macht die Dokumentart mit dem grössten Volumen und der höchsten Bewegung. In den meisten Unternehmen sind dies die Eingangsrechnungen. Sie fallen täglich an, durchlaufen mehrere Stellen und lassen sich gut messen. Die Durchlaufzeit einer Rechnung vor und nach der Umstellung liefert die stärkste Begründung für alle weiteren Schritte.

Ein digitaler Eingang ist zudem Voraussetzung für Workflows. Freigaben, Stellvertretungen, Fristen und Eskalationen lassen sich erst dann sauber abbilden, wenn das Dokument nicht mehr in einer Umlaufmappe zirkuliert. Das Vorgehen dafür beschreibt das Playbook Rechnungsfreigabe ohne Umlaufmappe.

In der Produktion gilt dasselbe für Lieferscheine und Werkszeugnisse. Werden sie beim Wareneingang erfasst und mit Bestellung und Charge verknüpft, ist das Zeugnis zu einer Lieferung später mit einer einzigen Suche auffindbar.

Vor einer Vernichtung wird geprüft, ob alle Seiten vollständig und lesbar erfasst, richtig zugeordnet und im Archiv wiederauffindbar sind. Die Vernichtung erfolgt erst nach Freigabe gemäss dem Regelwerk aus Schritt 2.

Ergebnis. Ab dem Stichtag ein digitaler Eingang für die umgestellten Dokumentarten, beginnend mit der volumenstärksten.

5. Altbestand abbauen

Erst in diesem Schritt wird der Altbestand bearbeitet. Nicht jedes Dokument muss gescannt werden, über jedes ist jedoch zu entscheiden. Auf Grundlage des Regelwerks aus Schritt 2 wird der Bestand in drei Gruppen eingeteilt:

Gruppe	Vorgehen
Frist abgelaufen	Nach Freigabe durch die Verantwortlichen kontrolliert vernichten und das Vernichtungsprotokoll aufbewahren.
Regelmässig benötigt	Die Dokumente werden gescannt, mit Merkmalen versehen und digital abgelegt.
Selten benötigt, Frist läuft noch	Die Dokumente verbleiben im Papierarchiv und werden bei Bedarf einzeln gescannt, bis die Frist abläuft.

Digitalisiert wird damit nur, was tatsächlich benötigt wird. Das Papierarchiv schrumpft dennoch planbar, da abgelaufene Bestände regelmässig vernichtet werden und für die umgestellten Dokumentarten keine zusätzliche Papierablage entsteht, soweit das Regelwerk keine Aufbewahrung der Originale verlangt.

Ergebnis. Ein Altbestand, der planbar abnimmt, ohne dass ein vollständiger Scan erforderlich ist.

Verantwortung und Steuerung

Ein Archivprojekt betrifft Finanzen, IT, Qualitätssicherung und Produktion. Ohne klare Zuständigkeiten kommt es zwischen den Abteilungen zum Stillstand.

Rolle	Verantwortung
Geschäftsleitung	Gibt Ziel, Budget und Phasen frei und entscheidet bei Zielkonflikten zwischen Abteilungen.
Projektverantwortung	Steuert Vorgehen, Termine und Abstimmungen, in der Regel aus Finanzen oder Qualitätssicherung.
Fachbereiche	Definieren pro Dokumentart Merkmale, Regeln und Zugriffe und geben die Vernichtung frei.
IT	Verantwortet Betrieb, Berechtigungen, Datensicherung und die Anbindung an ERP und weitere Systeme.
Revisionsstelle oder Treuhand	Prüft das Regelwerk zur Aufbewahrung.

Die folgenden Kennzahlen machen den Fortschritt für die Geschäftsleitung sichtbar:

Kennzahl	Aussage
Anteil digitaler Eingang	Welcher Anteil der neuen Dokumente wird bereits digital erfasst?
Suchzeit	Wie lange dauert es, ein bestimmtes Dokument zu finden, etwa das Werkszeugnis zu einer Charge?
Durchlaufzeit Eingangsrechnung	Wie viele Tage vergehen vom Eingang bis zur Freigabe?
Abbau Papierarchiv	Wie viele Laufmeter Papierbestand wurden im Jahr nach Freigabe tatsächlich vernichtet?

Häufige Fehlannahmen

«Zuerst wird alles gescannt.» Ein Beginn mit dem gesamten Altbestand bindet erhebliche Mittel in Dokumente, die kaum benötigt werden, während das Archiv am Eingang weiter wächst.

«Die bestehende Ordnerstruktur wird übernommen.» Eine digitale Kopie des Dateiservers löst kein Suchproblem. Auffindbarkeit entsteht über Merkmale, nicht über Pfade.

«Das Thema betrifft vor allem die Buchhaltung.» Werkszeugnisse, Prüfprotokolle und Lieferscheine sind bei Reklamationen und Audits häufig die dringendsten Dokumente im gesamten Unternehmen.

«Die Vernichtung wird später geklärt.» Werden die Regeln erst nach dem Scannen festgelegt, sind Dokumente im Zweifel doppelt aufzubewahren.

Mehr zum Thema

Wie Pritz IT Information Management in Unternehmen einführt, beschreibt die Seite Information Management.

Implikationen für die Geschäftsleitung

1. Das Archiv ist ein Führungsthema. Die Digitalisierung betrifft mehrere Abteilungen und berührt Haftungsfragen. Sie erfordert einen klaren Auftrag und eine verantwortliche Person.
2. Zuerst das Regelwerk, dann die Technik. Ein abgestimmtes Regelwerk zur Aufbewahrung reduziert Risiko und Aufwand stärker als jede Systemwahl.
3. Der Eingang hat Vorrang. Die schrittweise Umstellung einzelner Dokumentarten reduziert die laufende Papierablage nach den zuvor festgelegten Regeln.
4. Freigabe in Phasen. Jede Phase liefert ein eigenes Ergebnis. Das begrenzt die Investition und schafft die Entscheidungsgrundlage für die nächste Phase.
5. Die Produktion gehört dazu. Werden Werkszeugnisse und Lieferscheine von Beginn an berücksichtigt, sinken die Suchzeiten genau dort, wo sie im Audit am teuersten sind.

Häufige Fragen

Womit beginnt die Digitalisierung des Archivs?

Mit der Bestandsaufnahme und den Aufbewahrungsregeln. Anschliessend wird der laufende Eingang Dokumentart für Dokumentart umgestellt.

Muss der gesamte Altbestand gescannt werden?

Nein. Dokumente mit abgelaufener Frist können nach Freigabe vernichtet werden. Selten benötigte Bestände verbleiben bis zum Fristablauf im Papierarchiv und werden nur bei Bedarf gescannt.

Darf das Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden?

Das hängt pro Dokumentart von gesetzlichen Vorgaben, Kundenanforderungen und internen Regeln ab. Die Frage ist mit der Revisionsstelle oder dem Treuhänder zu klären, bevor mit dem Scannen begonnen wird.

Wie lange dauert die Umstellung?

Der digitale Eingang für eine erste Dokumentart lässt sich innerhalb weniger Wochen umsetzen. Der Abbau des Altbestands erstreckt sich über mehrere Jahre, da er sich an den Aufbewahrungsfristen orientiert.

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